Na Facebooku żongluje się zastępstwami jak w cyrku, a recepcja często nie ma pojęcia o tym, kto będzie prowadził zajęcia. Niektórzy instruktorzy nie przychodzą na ustalone zastępstwo, a inni nie wywiązują się z zobowiązań finansowych. 

Świat zastępstw nie jest różowy, a klienci często nie pomagają, będąc wrogo nastawionym do nowego instruktora już w pierwszej minucie treningu. To, jak wygląda świat zastępstw, a jak moim zdaniem powinien , to dwie różne krainy.

Instruktor sam na placu boju

Śledząc ogłoszenia na Facebooku, mam wrażenie, że wielu instruktorów jest pozostawionych samym sobie i niezależnie od sytuacji muszą zorganizować zastępstwo. Nieraz wręcz błagają innych o pomoc, bo mają 40 stopni gorączki lub grypę żołądkową. Uważam, że w takiej sytuacji powinien pomóc manager lub recepcja.

Gdy prowadziłam studio w Szczecinie, to moi instruktorzy wiedzieli, że w pierwszej kolejności powinni poprosić o pomoc instruktora z naszego studia, a jeśli pojawi się problem dzwonią na recepcję lub do mnie. Wtedy ja, wspólnie z recepcjonistką próbowałam opanować sytuację, a w przypadku ciężkiej choroby instruktora nigdy nie wymagałam, by to on wykonywał setki telefonów. Wydaje mi się, że warto i powinno okazać się w takiej sytuacji zrozumienie i wsparcie.

Tajemniczy nieznajomy

Byłoby świetnie, gdyby zajęcia prowadził zawsze w zastępstwie inny instruktor z danego klubu. To “swój człowiek” i wówczas z czystym sumieniem oddajemy naszych klientów pod jego skrzydła. Jednak czasem pojawia się problem z dyspozycyjnością naszych instruktorów i trzeba szukać dalej. Co wtedy?

Są kluby, które nigdy nie wpuszczają instruktorów z zewnątrz. Są też takie, w których co rusz jest nowa twarz. Uważam, że wskazany jest zdrowy rozsądek, bez skrajności w żadną stronę. Jeśli sytuacja tego wymaga, to nie ograniczajmy się tylko do swojego personelu. Jednak zanim zdecydujemy się na przekazanie zajęć trenerowi z zewnątrz, zróbmy małe rozeznanie.

Dowiedz się kim jest nowy trener oraz jakie ma doświadczenie i kwalifikacje. Obserwując prośby o zastępstwa na Facebooku odnoszę wrażenie, że często dla ogłoszeniodawcy nie ma znaczenia jakie doświadczenie ma instruktor oferujący pomoc. Ważne, że ktoś się zgłosił i uratuje z opresji.  Kto pierwszy, ten lepszy. Raz, dwa i oferta sprzedana. Być może niektórzy instruktorzy dopytują o szczegóły, jednak nieliczni.

Pamiętam, że jak ja oferowałam swoją pomoc, to nikt nie pytał o kwalifikacje. Sama, z własnej woli i poczucia obowiązku udzielałam istotnych informacji i kierowałam na stronę, gdzie można znaleźć mój opis zawodowy. Nie brakuje niestety na zastępstwach instruktorów z przypadku. Moim zdaniem lepiej jest czasem odwołać zajęcia i zrekompensować to w jakiś sposób klientowi, niż kazać mu trenować pod okiem osoby, która kompletnie nie wie, co robi. Nie wyobrażam sobie, jak menedżer może nie wiedzieć, kto w jego klubie prowadzi zajęcia.

Komunikacja na minusie

Niestety często w temacie zastępstw brak jest sprawnej komunikacji na drodze instruktor – recepcja lub manager – recepcja. Gdy prowadziłam zajęcia w zastępstwie i pojawiałam się na recepcji, to nieraz witało mnie wielkie zdziwienie ze strony personelu. Raz recepcjonistki nie wiedziały, że będzie zastępstwo, a innym razem nie miały pojęcia kto się na nim pojawi. Ja byłam zdziwiona, recepcjonistka też, a miny klientów były bezcenne.

Na całe szczęście klienci byli zadowoleni, ale mimo wszystko uważam, że powinni wiedzieć o zmianie instruktora. Tak naprawdę klient mógłby nawet zażądać zwrotu pieniędzy, bo opłacał zajęcia z innym instruktorem, a doszło do zmiany oferty.

Niesolidna firma

Na stronie facebookowej poświęconej zastępstwom w Warszawie, nie brakuje historii o instruktorach, którzy nie pojawiają się na ustalonym wcześniej zastępstwie. Wiele też jest głosów na temat tych, którzy nie wywiązują się z zobowiązań finansowych. Zdarzały się niepochlebne opinie na temat instruktorów jak i klubów. Kłania się brak szacunku do drugiego człowieka oraz zero profesjonalizmu. Takie osoby same sobie szkodzą, bo raczej ponowna współpraca nie będzie możliwa.

Apel do klientów

Drogi kliencie, uczestniku zajęć – mały apel do Ciebie:

Jeśli przychodzi inny instruktor na zastępstwo, to nie obrzucaj go od razu wrogim spojrzeniem i daruj sobie docinki słowne czy ostentacyjne zachowanie. On i tak jest już wyjątkowo zestresowany, by stanąć na wysokości zadania i sprostać twoim oczekiwaniom. Twój ulubiony instruktor jest świetny, ale to nie znaczy, że ten nowy będzie gorszy. Może nawet okaże się, że przebije twojego ulubieńca. Bycie na “NIE” jeszcze zanim zdąży się przedstawić ? Nie tędy droga.  Daj mu szansę.

Jeśli kiedyś ponownie będę współpracować z innymi instruktorami to wiem, że reguły gry dotyczące zastępstw będą zrozumiałe, a szacunek i dobra komunikacja będą na pierwszym miejscu.
Ciebie też do tego zachęcam, drogi kliencie, instruktorze, recepcjonisto, menedżerze i właścicielu.   

Zastępstwa  – zbiór ważnych zasad

Przygotowuję dla Ciebie poradnik dotyczący zastępstw. Rok temu była mini wersja, a tym razem szykuję coś większego. Znajdziesz w nim zasady dotyczące zastępstw dla instruktora oraz menedżera.

Chcesz go otrzymać? 
Zapisz się proszę na mój Newsletter,a już w styczniu znajdziesz poradnik na swojej skrzynce mailowej. Bez obaw – wiadomości wysyłam max 2 razy w miesiącu.
Chcę otrzymać poradnik